Quais são os meios para organização de evento com orçamento curto? É o que você vai descobrir hoje, confira!
Os meses de restrição social, por causa da Covid-19, em todas as partes do Brasil provocaram mudanças relevantes no formato de muitos negócios.
Um dos desafios maiores ficou para organização de festas. Com pouco recursos, tanto profissionais quanto o público em geral, precisaram se adaptar ao novo quadro.
Vamos te mostrar como é possível fazer um evento com orçamento curto, e outras dicas pertinentes.
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Parcerias é um caminho para evento com orçamento curto
Sem dúvida, alinhar sua especialidade com a de outros profissionais e/ou empresas é uma boa saída para enfrentar o problema do pouco dinheiro.
A ideia é não custear, por exemplo, os valores de equipamentos ou materiais. Desse modo, se cobra um valor enxuto ao cliente, e cada um fica com uma parte justa do serviço prestado.
Por outro lado, essa parceria não se limita somente a quem organiza festas. Desde antes da pandemia, muitas pessoas buscavam fazer eventos em conjunto.
Os casamentos e aniversários duplos são uma boa ilustração para essa nova prática. Nesse formato, casais amigos dividem todo o custo da cerimônia de matrimônio, e todos se divertem e não deixam de eternizar o momento.
Decerto, o ideal é que nessas festas compartilhadas, tem afinidade é muito importante, pois a lista de convidados terá pontos em comum.
Planejar com bastante antecedência
Para fazer um evento com orçamento curto planejar antecipadamente é outro segredo. Começar a contratar fornecedores 1 ano antes, é um bom caminho para gastar menos.
Claro que mediante aos problemas vistos no período de isolamento social, é fundamental fechar acordos que permitam a flexibilização de datas.
Mas, mesmo com alguns adendos, essa continua sendo uma excelente maneira para fazer festas de baixos orçamentos. Você consegue parcelar, descontos e aproveitar todas as promoções que forem surgindo nos meses que antecedem o evento.
Como funciona o planejamento de um casamento!
Defina um tema acessível
A escolha do tema, aparentemente, não faz tanta diferença nos valores da festa. Porém, não é bem assim. Num aniversário infantil, por exemplo, é um dos meios de se economizar.
A recomendação é optar por temas que não precise comprar todos os elementos decorativos. A ideia é complementar as figuras dos heróis de quadrinhos com outros arranjos que lembrem suas cores básicas.
Usar cortinas, recortes de papel crepom e cartolina… são maneiras de usar materiais mais baratos para colorir o espaço.
Nessa proposta os balões personalizados também serão ótimos para enfeitar o local.
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A importância do local e da data
Que tal realizar o evento num espaço aberto e durante o dia? Essa é uma saída para economizar com iluminação, por exemplo.
Definir bem o dia e o local da festa é fundamental para quem trabalha com orçamento curto, os motivos são bem simples:
- Não coincidir com alta temporada de eventos, como dezembro (confraternizações), maio (mês das noivas), etc.
- Oportunidade para aproveitar o cenário, sobretudo para quem pensa em decoração urbana contemporânea.
- Não gastar com a logística para transportar os itens da decoração da festa, além do mobiliário que será usado.
Os espaços alternativos ou usar o próprio jardim para fazer um evento é possibilidade que auxilia a diminuir custos. Basta explorar a criatividade.
Aprenda como decorar festas durante o dia!
Utilize os meios digitais para convidar
Para evento com orçamento curto o convite não precisa ser impresso. Com ajuda das redes sociais, por exemplo, é possível montar sua lista de convidados, e chama-los para festa.
Existem várias ferramentas que te ajudam a elaborar o convite digital, e você terá Instagram, Facebook e WhatsApp para distribui-lo.
Com o auxílio desses recursos ainda tem a possiblidade de solicitar um check-in das pessoas convidadas no dia da festa.
Essa forma mais contemporânea dará a você a possiblidade de ter um número exato de convidados, essencial para contratar desde o buffet até a quantidade de cadeiras e mesas.
E se precisar de um formato mais robusto, ou seja, a criação de um aplicativo, o serviço não é tão caro, e posteriormente pode usar a ferramenta em outros eventos.
Prefira a locação de móveis
Ter disponível todo mobiliário para compor um casamento no estilo clássico, sem precisar gastar comprando todas as peças. É um dos benefícios de alugar os móveis para festa.
Essa é dica fundamental para um evento com orçamento curto, principalmente, porque você não vai se preocupar com a entrega e coleta das peças. Basta contratar um serviço que disponha desse diferencial.
Outro aspecto do aluguel do mobiliário para eventos é que vai contar com peças em boas condições, e itens para todos os estilos. Terá cadeiras para festas contemporâneas, tradicionais, rústicas, vintage, etc., além de:
- Sofás
- Poltronas
- Aparadores
- Bar ou Balcão
- Mesas
- Cômodas
- Estantes
- Puffs
- Tamboretes
- Banquetas
Escolha um fornecedor capaz de customizar as peças, para se enquadrar a proposta de sua decoração. Dessa forma, não gastará contratando o serviço extra, estará tudo no pacote.
Também é importante buscar empresa de aluguel de mobiliário com vasto acervo, assim tem a certeza que não faltará o item que pensou para deixar seu ambiente mais bonito.
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Elabore um checklist para sua organização
Não existirá economia sem planejamento, isto é fato. Por isso, você tem que mapear todas as suas ações, para que não ocorra gastos desnecessários.
A ideia do checklist para evento com orçamento curto não é nova, e tem se mostrado muito eficaz. Veja o que é deve pontuar nessa lista de tarefas:
- Data e local
- Projeção de convidados
- Descrição do evento, e definição de suas etapas
- Pessoas responsáveis
- Fornecedores (pontuando todos os contatos – e-mails, fones, etc.)
- Prazos para conclusão das fases descritas no planejamento
- Espaço para marcar status e situação de pagamento dos fornecedores
É certo que você pode adequar esse formato a sua realidade, mas use-o para montar sua organização, pois conseguirá realizar seu evento com orçamento curto sem maiores transtornos.
