Organização de evento
O que é preciso para acertar numa organização de evento? A melhor resposta é um bom planejamento. Mas, existem outros fatores que ajudarão no sucesso da elaboração de diferentes festas. Vamos te apresentar alguns desses.
Quando o convidado chega num casamento, por exemplo, não imagina o quanto os noivos e os organizadores do evento suaram para deixar tudo perfeito. São trabalhos de muito meses, que considera das lembrancinhas até o mobiliário adequado.
A organização do evento consiste em etapas básicas como:
- Planejamento
- Produção do evento
- A desmontagem do evento
A etapa de planejamento de um evento
Dentro da organização de evento a fase de pré-produção é talvez a mais importante. Aqui são levantadas informações sobre os homenageados, noivos, aniversariantes, etc. A partir desses dados é que se chega ao tema que orientará tudo.
Conheça dicas para organizar casamentos.
Na fase de planejamento ficará acertando a data, horário, local do evento, quantos convidados, fornecedores, a forma que serão convidadas as pessoas e outros detalhes.
Quem organiza uma festa beneficente precisa ter experiência em mídias sociais para reunir pessoas interessadas em participar. Até em celebrações mais simples, a web ajuda bastante na orientação dos convidados, por exemplo.
Nessa etapa são confrontados o orçamento e a vontade dos contratantes. Outro ponto é que um organizador com bagagem conseguirá boas saídas. Ele também precisará elaborar um cronograma para a festa.
A produção do evento
Etapa da organização de evento que tira as ideias do papel para prática. Momento de verificar fornecedores, reservar a casa de recepção, produzir convites, realizar os ensaios, etc.
É o trabalho propriamente dito. Na fase de produção, o cronograma precisa ser seguido à risca para não comprometer o dia do evento.
Claro que é nessa etapa que a festa ocorrerá. Montar um check list para acompanhar todos os pontos antes de tudo começar é essencial. Receber convidados, ficar de olho no buffet, acompanhar toda segurança… Tudo isso está dentro das obrigações de quem organiza eventos.
A desmontagem do evento
Para quem organiza festas sabe que ela não acaba quando o último convidado vai embora. O evento só estará finalizado quando os fornecedores estiverem pagos, materiais locados entregues e com a avaliação do evento.
Se a casa de festas também foi locada, se aguarda o “ok” do locador para saber se houve alguma avaria e, se aconteceu, como será resolvido. Muitos desses pontos são firmados em contrato, e as multas ou pagamentos extras serão repassados a quem contratou o serviço.
A desmontagem do evento será mais eficaz quando se optar por fornecedores que ofereçam o serviço de coleta dos equipamentos locados. Imagine ter que que pagar a mais para transportar de volta as cadeiras e mesas locadas.
Nesse ponto a Lounges é a parceira ideal de quem organiza eventos. Além de realização a locação de mobiliário para festas, já fica acertado a questão da entregue e coleta dos móveis.
Entenda como funciona o aluguel de móveis para festa.
No horário combinado para o fim da festa, a equipe da Lounges estará pronta para buscar o mobiliário. O trabalho da Lounges é complementar em qualquer organização de evento. Fale já conosco para maiores detalhes.
