Organizar um grande evento é atividade que une a expertise de profissionais capacitados com meios adequados para tudo ocorrer bem. Entenda mais.
No pós-pandemia tudo ainda é muito incerto em relação a como serão os novos eventos. Contudo, o desafio de planejar e executar shows, convenções, etc., continua o mesmo.
Entretanto, agora a tecnologia é uma aliada indispensável, sobretudo se a ideia é promover um congresso híbrido, reunindo pessoas de todo o mundo pela web.
No texto de hoje, mostraremos como organizar um grande evento, seja presencial ou online.
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Qual é a natureza do evento?
Determinar o objetivo do acontecimento é o primeiro passo, e talvez o mais importante. Desse modo, você consegue listar desde os equipamentos que serão usados até o limite de pessoas que participarão.
Então, se sua tarefa é organizar um grande evento como um show de bandas de rock, por exemplo, saiba que profissionais de muitas áreas serão contratados.
A fase seguinte é elaborar o planejamento, que terá pontos como:
- Local e datas favoráveis ao público-alvo;
- Contratação de fornecedores;
- Prazos para montagens de palcos, cenários, etc.;
- Meios de divulgação para atrair os participantes;
- Temas da decoração;
- Tamanho da equipe no dia do evento.
E mesmo que seu foco seja um casamento para muitas pessoas, a preparação não é muito diferente. Você necessitará de fornecedores experientes para atender toda a superestrutura que será montada.
Isso também vale para eventos que serão transmitidos pela internet. Decerto, o modal virtual pode tornar os custos menores, porém, colocar no ar uma videoconferência que milhares de pessoas vão assistir, requer bastante preparo.
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Conte com uma equipe preparada
Um dos fatores fundamentais para organizar um grande evento é contar com um time qualificado. Não adianta centralizar tudo em você, são muitos detalhes, e por mais que tenha experiência, pode esquecer de algo que vai comprometer a festa.
Assim, para escolher decoradores, especialistas em som e iluminação, empresa de segurança, buffet, etc., analise quem dentro de sua equipe mostra qualidades como:
- Bom desempenho na negociação com fornecedores, característica excelente para conseguir descontos e cumprimento de prazos;
- Tenha facilidade como equipamentos e recursos tecnológicos;
- Habilidade com controle financeiro, sobretudo se haverá vendas de ingressos;
- Comunicação pessoal e amplo networking;
- Conheça o funcionamento de produções similares.
É assim que dá conta de organizar um evento num estádio de futebol ou teatro, por exemplo.
Um grande evento pede um cronograma preciso
O imprevisto acontece, mas não pode comprometer a realização do casamento ou do congresso de médicos. E o segredo para eliminar esse risco é a elaboração de um cronograma.
Em conversa prévia com todos os fornecedores, por exemplo, você determina as datas para finalizar todas as entregas. Estabelece prazos com folga, o que proporciona tempo para refazer alguma atividade, caso os erros aconteçam.
Mas, é preciso seguir à risca o que for estabelecido. O descumprimento do que é traçado no cronograma, prejudica todo o planejamento.
Aqui vale fazer uma ressalva sobre a data do acontecimento. Avalie bem se na cidade onde vai realizar a festa, terá outro evento grande em paralelo.
Imagine fazer um casamento no período carnavalesco, por exemplo? É necessário confirmar que essa festa popular não vai atrapalhar seus planos.
É por isso que é essencial traçar tudo com antecedência, pois assim você tem liberdade até de mudar a data se achar pertinente.
Use tecnologia para controlar os convidados
Atualmente, existem muitos softwares capazes de enviar o ingresso, e até controlar suas vendas. Então, dentro da organização de um grande evento, ferramentas assim são indispensáveis.
Por outro lado, em festas particulares, as redes sociais são bem-vindas. Você consegue fazer um aviso, explicar a dinâmica da festa, tipo de traje e outras informações essenciais para os convidados.
Já no dia da festa, usar leitores de QR Code ou de autenticação mecânica para confirmar a veracidade do ingresso é outra atitude assertiva.
Há também a possibilidade de criar aplicativos específicos para o evento. Eles são úteis tanto para a prévia quanto para o dia da festa.
Decerto, se sua proposta é de uma palestra online, por exemplo, os recursos serão mais robustos, além de contar com boa conexão de internet.
Detalhes da decoração
Organizar um grande evento tem um aumento considerável para decorar tudo. Escolher elementos que garantam o conforto dos convidados e das atrações (caso se trate de um show) é fundamental.
Tenha atenção aos seguintes pontos:
- Iluminação
- Mobiliário
- Arranjos
- Estruturas do palco
- Montagens de cartazes, banners e outros elemento de comunicação visual
Claro que em festas como grandes casamentos, os detalhes com a decoração são maiores. O organizador deve considerar desde o tipo de flores até a customização dos móveis.
No caso do mobiliário é possível alugar todas as peças que necessitar no backstage, por exemplo.
Veja os principais benefícios do aluguel de móveis!
A melhor forma de comunicar
Um grande evento para ser um sucesso precisa do público. Mesmo o casamento de celebridades, o que se espera é que todos os convidados apareçam, já que houve um investimento considerável na festa.
No entanto, isso só é possível com uma boa comunicação, e claro, que não coincida com acontecimento com natureza semelhante a que está organizando.
O segredo para alcançar esses objetivos é uma boa comunicação. Aqui os conceitos de marketing são valiosos, para que o público-alvo seja atraído.
Conforme mencionado, a tecnologia é necessária, mas precisa ser utilizada da maneira certa. Portanto, consultar especialistas na área vai ser importante para você acertar nesse aspecto.
Por outro lado, em festas como casamentos e aniversários de grande porte, deixar claro o local do evento, e os meios de como chegar é detalhe que não se pode esquecer.
Então, a premissa é repetitiva, mas necessária: faça tudo com antecedência e planeje!
Essas são as formas de organizar um grande evento. No quesito locação de móveis, você tem a disposição o completo acerto da Lounges Festas. Para mais informações é só entrar em contato.
